UJIAN
TENGAH SEMESTER
Analisis Kasus
Analisis Kasus
Dosen Pengampu: Rachmat Kriyantono, Ph.D.
Disusun
Oleh:
Laras
Aprilia Susilo
165120201111003
A.Kom 4
Ilmu
Komunikasi
Fakultas
Ilmu Sosial Ilmu Politik
Universitas
Brawijaya
2018
Analisis Kasus 1:
Salah satu fungsi public
relations yang merupakan fungsi manajemen yaitu membantu manajemen selalu
memberikan informasi pada dan responsif terhadap opini publik (Kriyantono,
2008, h. 22). Selain itu menurut Lattimore (dikutip di Kriyantono, 2014, h. 83)
terdapat dua peran yang diharapkan dilakukan secara terus-menerus oleh public
relations. Pertama, peran teknis, yaitu hal-hal yang menyangkut pekerjaan
teknis seperti menulis, press-release, membuat newsletter,
fotografi, membuat produksi audiovisual, dan menggelar event. Kedua, peran
manajerial, yaitu berkaitan dengan aktivitas yang membantu manajemen dalam
mengidentifikasi dan memecahkan masalah. Peran tersebut salah satunya menyakup
pemonitoringan pemberitaan selama tiga bulan. Dalam segi waktu tiga bulan adalah
waktu yang cukup untuk dapat menganalisis berita surat kabar di rubik seputar
Malang untuk mengetahui tema apa saja yang sedang trending. Public
relations menjadi penghubung antara subsistem internal maupun subsistem
eksternal. Di dalam organisasi, public relations bertugas menyeleksi
informasi yang masuk dan membentengi diri dari informasi menyesatkan dari luar
(Kriyantono, 2014, h. 86). Ke luar organisasi, public relations
merupakan representasi organisasi (external representation) yang
menyediakan informasi dan membantu citra yang terbentuk di benak publik dengan
berinteraksi dengan publik untuk mengumpulkan informasi apa yang dirasakan
publik (Kriyantono, 2014, h. 86).
Dalam hal ini public relations
berfungsi untuk menghubungkan organisasi dan lingkungannya, fungsi ini dikenal
dengan “boundary spanning”. Melalui fungsi ini, public relations
berinteraksi dengan lingkungannya untuk monitoring, seleksi, dan menghimpun
informasi (Kriyantono, 2014, h. 86). Aktivitas public relations seperti
ini dinamakan sebagai aktivitas “penjaga gerbang”(gate kepper). Hal ini
merupakan upaya pencegahan diri untuk meminimalkan atau menghindari masalah,
itulah sebabnya Badrun ditugaskan untuk melakukan klipping dan memantau
pemberitaan. Menurut Herien Priyono (dikutip di Kriyantono, 2014, h. 87) PR
harus menjadi “tukang keker” (tukang potret) koorporat untuk antisipasi
kejadian. Kriyantono (2014, h. 87) mengemukakan pelaksanaan dungsi boundary
spanning, yaitu:
- Menjelaskan informasi tentang organisasi kepada publik (lingkungannya). Informasi berupa input bagi publik seperti menginterpretasi filosofi, kebijakan, program, dan apa yang dipikirkan manajemen agar dapat dimengerti oleh publiknya. Selanjutnya, praktisi public relations menyeleksi, menerima, dan menyampaikan informasi dari publik kepada organisasi. Ini merupakan umpan balik dan input bagi organisasi.
- Memonitor lingkungannya sehingga mengetahui apa yang terjadi dan menginterpretasi isu-isu yang potensian memengaruhi aktivitas organisasi dan membantu manajemen merespon isu-isu tersebut melalui aktivitas isu manajemen.
- Membangun sistem komunikasi dua arah dengan publiknya agar organisasi dapat beradaptasi dengan lingkungannya. Seorang public relations merupakan fasilitator komunikasi.
Tugas yang diberikan untuk Badrun
mempunyai fungsi sebagai seorang public relations Bandrun menjadi
penghubung antara subsistem eksternal maupun subsistem internal. Bandrun
menghimpun opini pembaca dan menjadikan dalam bentuk klipping dilakukan untuk
memonitoring bagaimana kerja organisasinya dimata publik. Selain itu, dengan
cara memonitoring yang merupakan upaya pencegahan dini untuk menimalkan atau
menghindari masalah dalam organisasi. Badrun juga bisa memberikan
rekomendasinya ketika terjadi isu yang berpengaruh aktivitas organisasi. Tidak
hanya itu sebagai perannya dalam gatekepper jika ketidakpastian
informasi tentang lingkungannya semakin tinggi, maka semakin besar peluang
Badrun bagi untuk ikut dalam proses
pengambilan keputusan. Selain itu analisis tema pemberiataan seputar Kota Malang
dilakukan untuk membuat program yang dilakukan organisasi untuk publik. Dengan
adanya program tersebut diharapkan publik dengan organisasi bisa berjalan
beriringan. Dengan ini Badrun sebagai public relations dapat mengelola
informasi dan membangun relasi yang baik anatara organisasi dan publiknya.
Jadi, Badrun diberikan tugas membuat
klipping dengan alasan untuk memonitoring opini pembaca tentang HS. Opini apa
saja yang diberikan oleh publik tentang HS, ketika opini tersebut baik, maka HS
akan memberikan pelayanan yang lebih baik lagi. Sedangkan jika opini tersebut
tidak baik, maka yang akan dilakukan oleh HS yaitu memperbaikinya. Memantau tema-tema
pemberitaan tentang kota Malang selama 3 bulan diperlukan untuk menganalisis
apa yang perlu ditingkatkan HS dalam bidang pelayanannya di Kota Malang. Misalnya,
tema pemberitaannya tentang pilkada bisa jadi HS akan memberikan diskon untuk
penyewaan ballroom kampanye pilkada kepada calon kepada daerah.
Analisis Kasus 2:
Menurut
saya jawaban yang diberikan oleh Humas tersebut dalam konteks publisitas media
tidak efektif. Dalam teori excellence menganggap public relations
bukan lagi sakadar berperan sebagai alat persuasif atau sebagai teknisi
komunikasi untuk menyebarluaskan informasi (house reporter) (Kriyantono,
2014, h. 107). Public relations merupakan fungsi manajemen yang membantu
sebuah organisasi berinteraksi dengan komponen sosial dan politik di lingkungannya.
Sebagai peran manajer ini Lattimore, dkk (dikutip di Kriyantono, 2014, h. 108)
mencakup tiga hal: expert prescriber, public relations berperan sebagai
konsultan untuk mendeskripsikan masalah yang dihadapi, memberikan pilihan
solusi, dan menyupervisi proses pemecahan masalah tersebut; communication
facilitator, public relations berperan sebagai penjaga gerbang (fungsi boundary-spanning)
yang mehubungkan organisasi dan lingkungannya melalui komunikasi dua arah; problem-solving
facilitator, public relations adalah partner manajemen senior untuk
mengidentaifikasi dan menyelesaikan masalah. Dalam teori excellence ini
menunjukkan bahwa public relations harus menjaga hubungan yang baik
dengan lingkungannya, kualitas hubungan yang baik ini bisa ditingkatkan melalui
ketersediaan informasi.
Perlu diingat bahwa informasi
adalah segala hal yang dapat mengurangi ketidakpastain atau keraguan akan
situasi tertentu (Kriyantono, 2014, h. 147). Apabila informasi yang diminta
tidak dapat diberikan akan menimpulkan persepsi tertentu, persepsi ini bisa
menimbulkan kesalahan informasi. Kesalahan informasi ini dapat menjadi kesalah
fahaman yang berkepanjangan, ketika publik bertanya namun public relations dari
sebuah organisasi tidak memberian jawaban akan menimbulkan banyak pertanyaan
yang bercabang. Tidak hanya sampai disitu saja, publik juga akan menyimpulkan
hal baru untuk melengkapi persepsinya. Untuk mencegah hal tersebut maka
dibutuhkan informasi yang pasti. Ketidakpastian informasi bisa diartikan
sebagai kesenjangan informasi. Karl Weick (Kriyatono, 2014, h. 147) menyamakan
kegiatan berorganiasasi sebagai “kegiatan memproses informasi di mana informasi
merupakan bahan mentah yang diolah oleh proses organisasi. Ketidakpastian
informasi besar memunculkan sebuah persepsi yang tidak efektif. Untuk
mengurangi ketidakpastian informasi diharapkan public relations
menyediakan informasi dan umpan balik yang diperlukan untuk mengurangi
ketidakpastian. Berdasarkan teori uncertainty reduction yag dikemukakan oleh
Heath (dikutip di Kriyantono, 2014, h. 148) menyarankan praktisi public
relations untuk meminimalkan ketidakpastian dengan menerapkan strategi
komunikasi seperti berikut:
- Mengumumkan berbagai perubahan sedini mungkin bagi semua publik yang mungkin merasakan dampak perubahan.
- Memfasilitasi partisipasi staf dalam proses pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah, misalnya dengan mengadakan diskusi.
- Menjaga agar aliran informasi terjadwal dengan baik (jangan sampai terlambat memberikan informasi).
- Jika tidak dapat menyediakan informasi dengan baik, public relations harus memberikan penjelasan alasannya (ini penting apalagi di saat kritis).
- Public relations harus menjelaskan segala kebijakan ataukeputusan yang diambil manajemen, termasuk hal-hal yang melatarbelakangi keputusan itu.
- Selalu menjaga kepercayaan publik terhadap organisasi. Menyediakan informasi yang dibutuhkan karyawan, misalnya, bisa menimbulkan persepsi karyawan bahwa organisasi bisa dipercaya.
Dari beberapa hal diatas yang
telah saya sampaikan, jawaban Humas tersebut tidak efektif dan peran Humas
tersebut juga tidak efektif. Karena tentunya seorang wartawan pasti
menginginkan informasi yang pasti dan cepat. Sesuai dengan teori excellence
bahwa seorang Humas atau public relations harus membina hubungan yang
baik antara organisasi dengan publik, yang dibutuhkan dalam kasus tersebut
adalah informasi. Wartawan membutuhkan informasi untuk dimuat segara dalam
beritanya. Untuk itu Humas seharusnya sudah mempunyai informasi yang cukup
untuk diberikan kepada wartawan. Humas mempunyai kewenang tertinggi untuk
menjalin hunungan dengan publik, jika humas tidak segera memberikan informasi
tersebut akan memunculkan persepsi dari wartawan. Ketika pemahaman keliru akan
menghasilkan sikap, opini, dan perilaku yang tidak mendukung organisasi
(Kriyantono, 2014, h. 147). Maka, humas tersebut tidak berfungsi dengan
semestinya. Diharapkan ketika hal tersebut terjadi lagi, Humas segera tanggap
untuk merespon wartawan.
Analisis Kasus 3:
Dalam mengahadapi kasus ini
manajer MS dapat melakukan pendekatan dengan Marmud, pendekatan tersebut dapat
dilakukan dengan cara berkomunikasi satu sama lain. Manajer MS harus mau
mendengarkan apa yang sebetulnya mengganggu Marmud dalam produktivitas
kerjanya. Bisa jadi karena lingkungan kerja yang kurang mendukung, seperti
sarana dan prasana, terlalu ketatnya peraturan, jam kerja yang membosankan,
atau rekan kerja yang kurang bisa diajak kerjasama, dan masih banyak lagi. Hal
tersebut bisa mempengaruhi produktivitas kerja seseorang. Dalam hal ini manajer
MS harus mau mendengarkan apa yang menjadi keresahan Marmud, apa yang
menjadikan Marmud dijuluki sebagai trouble maker. Manajer MS tidak
bekerja sendiri dalam menangani permasalahan Marmud, manajer MS butuh seorang public
relations. Public relations tidak hanya memiliki tugas untuk
menjalin hubungan dengan pihak eksternal organisasi, namun juga internal
orgnisasi. Berbagai aktivitas menjalain dan merekatkan hubungan menjadikan public
relations memegang peran penting dalam sebuah organisasi., peran disini
diartikan sebagai aktivitas yang dilakukan public relations sehari-hari
(Kriyantono, 2014, h. 83). Pribadi Marmud yang seperti ini diartikan juga
sebagai subsistem yang rusak, karena beberapa rekan kerja Marmud terganggu
dengan sikap Marmud. Akibatnya sistem tidak bisa berjalan dengan maksimal.
Dasar dari kehidupan manusia adalah sebuah sistem. Sistem bisa diibaratkan
sebuah mesin yang saling berhubungan satu sama lain, dalam sistem ada
subsistem, jika salah satu subsistem tersebut rusak maka akan mempengaruhi
subsistem yang lain sehingga sistem tidak dapat berjalan maksimal.
Hal yang dapat membuat Marmud bisa
menjalin hubungan yang baik lagi dengan rekan kerjanya dengan memperbaiki
komunikasi. Kreps (dikutip di Kriyantono, 2014, h. 79) mengatakan, “interaksi
antar bagian dalam organisasi dilakukan untuk beradaptasi dengan lingkungannya.
Keberhasilan dalam beradaptasi akan menentukan pencapaian tujuan organisasi.”
Kualitas adaptasi ini ditentukan oleh beberapa bagian kunci dalam organisasi,
salah satunya adalah individu (seperti karyawan). Hubungan dan interaksi
antarbagian (subsistem) dalam suatu sistem dan antara sistem dan sistem yang
lain (dengan lingkungannya) memungkinkan terjadinya pertukaran input dan output
(Kriyantono, 2014, h. 79). Ini sama halnya dengan Marmud, Marmud dan rekannya
tidak dapat menjalankan hubungan dan interaksi dengan baik. Maka yang terjadi
antara Marmud dan rekan kerjanya tidak bisa menghasilkan pertukan output dan
input. Setiap sistem mengambil sumber daya (resources) atau input dari
lingkungannya, memprosesnya, dan mengirim produk (output kepada lingkungannya)
(Kriyantono, 2014, h. 79). Proses yang dimaksud disini merupakan interaksis
antarsubsistem ketika mengubah input menajadi output. Perekat interaksi yaitu
komunikasi, komunikasi merupakan darah bagi langgengnya hubungan kerja sama
dalam sistem (Kriyantono, 2014, h. 79).
Dalam hal ini tidak hanya manajer
MS, public relations, dan Marmud saja yang harus bekerjasama untuk
membangun komunikasi yang baik. Namun, seluruh elemen dalam organisasi PT Makmur
Sejati harus bersama-sama menjalin hubungan dan komunikasi yang baik. Pada
dasarnya public relations adalah fungsi komunikasi dari manajemen agar
organisasi mengadaptasi, mengubah, atau menjaga lingkungan agar tetap selaras
dengan tujuan dan dapat mencapai tujuan organisasi (Kriyantono, 2014, h. 82).
Proses public relations mesti mendorong organisasi untuk terbuka,
membuka komunikasi dua arah dan mementingkan terciptanya pemahaman bersama (mutual
understanding), dan bersedia mengubah sikap dan perilaku dalam proses
adaptasi dengan lingkungan. Jadi kesimpulannya yang harus dilakukan oleh
manajer MS adalah menjalin komunikasi yang baik dengan anggotanya, tidak hanya
manajer MS namun semua elemen dalam organisasi PT Makmur Sejati. Jika
komunikasi yang berjalan baik, maka Marmud tidak lagi akan menjadi trouble
maker, jarang masuk kantor, dan tidak akur dengan rekan kerjanya.
Analisis Kasus 4:
Aksi SDA disebut merupakan
pendapat pribadi yang dinilai tidak sejalan dengan partai yang diikuti. Menurut
saya kesalahan terletak pada komunikasi yang dijalin antara SD dan anggotanya.
Kurangnya komunikasi yang baik pada kedua belah pihak ini mengakibatkan ketidakjelasan
informasi. Dijelaskan dalam teori struktrasi, struktur dalam sistem sosial
seperti norma-norma kelompok, jaringan komunikasi, institusi sosial, ataupun
aturan pergaulan memengaruhi perilaku individu dan perilaku individu juga bisa
memengaruhi struktur-struktur itu (Kriyantono, 2014, h. 236). Namun perlu
diingat lagi bahwa struktur yaitu atura-aturan – tertulis atau tidak, formal
atau tidak – dan sumber daya yang digunakan menjaga keberlangsungan kelompok
atau organisasi (Kriyantono, 2014, h. 236). Pada kasus ini SDA seakan
sewenang-wenang dan tidak satu suara dengan anggota partainya. Dalam hal ini
ada yang salah pada komunikasi. Komunikasi dalam suatu sistem sosial juga
terbentuk dari hasil perpaduan perilaku komunikasi individu dan struktur sosial
(Kriyantono, 2014, h. 237). Bisa jadi dalam hal ini ada dualitas struktur,
artinya struktur mengandung dua sisi yang kontradiktif. Sering pula terjadi melalui proses strukturasi
yang terjadi dalam interaksi, anggota organisasi mempunyai pilihan untuk
mengubah aturan atau menyesuaikan sumberdaya yang tersedia, tetapi mereka
merasa struktur yang sebelumnya ada tidak memberikan dukungan (Kriyantono,
2014, h. 241). Jadi, yang seharusnya dilakukan oleh SDA adalh berkomunikasi
terlebih dahulu dengan anggota partainya. Karena ketika yang disampaikan oleh
SDA dengan anggotanya tidak sama akan menimbulkan konflik walaupun letak SDA
dalam struktur pada strata pertama. Dengan demikian, komunikasi dalam suatu
sistem sosial juga terbentuk dari hasil perpaduan perilaku komunikasi individu
dan struktur sosial (Kriyantono, 2014, h. 237).
Dalam kasus selanjutnya mengenai
pemberian nama gedung FISIP, kesalahan juga terletak pada komunikasi. Teori uncertainty
reduction menyatakan bahwa hidup penuh keraguan yang membuat ketidakjelasan
(ambiguity). Teori uncertainty reduction menggunakan komunikasi
untuk mengurangi keragu-raguan, memahami orang lain dan diri Anda, dan membuat
prediksi tentang perilaku orang lain ketika berinteraksi dengan orang lain saat
pertama bertemu (Kriyantono, 2014, h. 140). Dalam kasus tersebut tidak ada
kepastian penggunaan nama gedung, menjadi nama dua professor atau nama orang yang
sudah berpulang. Dosen, mahasiswa, maupun karyawan menjadi bingung mana nama
yang benar untuk pemberian nama gedung baru. Littlejohn & Foss (dikutip di
Kriyantono, 2014, hm 142) mengatakan pada situasi yang ketidakpastiannya
tinggi, semakin Anda tergantung pada data yang tersedia bagi Anda dalam situasi
itu. Anda menjadi lebih sadar (conscious) dan berhati-hati (mindful)
terhadap yang Anda lakukan. Jika Anda sangat tidak pasti tentang orang lain,
Anda cenderung kurang percaya diri terhadap rencana Anda dan membuat
alternative tentang cara merespons (Kriyantono, 2014, h. 142). Jadi, dalam hal
ini yang dilakukan oleh pihak FISIP adalah memastikan mana yang benar, jika
memang perlu dilakukan riset untuk mengetahui mana yang benar hal itu boleh
dilakukan. Mengingat bahwa ketika ada kesalahan secuil pun akan berdampak pada
yang lainnya. Perlunya menjalin komunikasi yang baik agar tidak terjadi
kesalahpahaman yang berterusan. Ketika kesalahpahaman ini terjadi terus menerus
akan mejadikan konflik yang tidak berkesudahan. Tujuan komunikasi yaitu
meminimalkan ketidakpastian yang Anda rasakan tentang lingkungan dan orang-orang sekitar Anda
(Kriyantono, 2014, h. 140). Hal ini bisa terjadi karena beberapa pihak belum
saling mengenal ataupun belum ada koordinasi yang pasti. Untuk itu diharapkan
dalam penyelesaian kasus ini perlunya diadakan pertemuan bersama membahas
tentang pemberian nama untuk gedung di FISIP. Dengan begitu ketika sudah ada
kesepakatan bersama yang dicapai semua pihak bisa menerima.
Analisis Kasus 5:
Perusahaan asuransi jiwa perlu
memiliki seorang public relations. Ingatkah bahwa menurut Cutlip, Center
& Broom (Kriyantono, 2008, h. 27) salah satu pekerjaan yang dilakukan oleh public
relations di tempat kerja, yaitu mengontak media koran, majalah, suplemen
mingguan, penulis freelance, dan publikasi perdagangan agar mereka
mempublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang organisasi
itu sendiri atau oleh orang lain. Merespon permintaan informasi oleh media,
memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritas. Artinya public
relations mempunyai peran besar yang akan membawa perusahaan tersebut
banyak diliput oleh media. Public relations harus menjalin hubungan yang
baik dengan media, karena semakin baik kualitas hubungan antara public
relations dan media maka semakin besar peluang informasi tersebut dimuat.
Hal ini akan membuat sebuah simbiosis mutualisme antara media dengan public
relations, dimana media membutuhkan berita sedangkan public relations membutuhkan
media sebagai penyebar informasi (Kriyantono, 2008, h. 71).
Hubungan media adalah hubungan
organisasi dengan media massa sebagai usaha mencapai penyiaran yang maksimum
atas suatu pesan public relations dalam rangka menciptakan pengetahuan
dan pemahaman publik. Walaupun public relations dan media sama-sama
memiliki simbiosis mutualisme public relations juga harus memahami
karakteristik media dan kebutuhan media. hal ini akan menimbulkan komunikasi
yang efektif dengan media. Selain itu, hubungan antara public relations
dengan media harus berjalan dalam jangka panjang dan harmonis. Ada prinsip “win
the editor’s heart and mind” (memenangkan hari dan pikiran editor)
(Kriyantono, 2008, h. 71). Ketika telah memenangkan hubungan yang baik dengan media,
secara langsung ketika PT Hidup Sejahtera memiliki berita yang bagus akan
langsung diliput oleh media.
Dalam kasus ini PT Hidup Sejahtera
sebelumnya tidak pernah diberitakan oleh media padahal PT Hidup Sejahtera
merupakan perusahaan asuransi jiwa. Berbeda dengan perusahaan Besar Sekali yang
bergerak pada bidang jasa catering. Bisa jadi PT Hidup Sejahtera kurang menarik
perhatian media untuk diliput, misalnya tidak pernah mengadakan event
perusahaan. Berbeda dengan perusahaan Besar Sekali yang setiap bulan mengadakan
pembagian 1000 kotak makan gratis untuk pengunjung. Hal ini bisa diatasi oleh pubic
relations dari PT Hidup Sejahtera dengan cara membuat event perayaan Hari
Kesehatan Jiwa, mengundang nasabahnya untuk peduli dengan kesehatan jiwa.
Membuat perlombaan mengganbar dengan tema kesehatan jiwa, dihibur dengan band
dan stand up comedy, dan penyuluhan tentang kesehatan jiwa.
Yang terakhir yang dapat dilakukan
oleh PT Hidup Sejahtera adalah membentuk citra. Ingatkah dengan prinsip “everybody
is a PR” atau “You are PR on yourself”. Hal tersebut merupakan salah
satu cara perusahaan untuk memperlihatkan citra dirinya kepada publik bahkan
media. Citra adalah persepsi public tentang perusahaan menyangkut pelayanannya,
kualitas produkm budaya perusahaan, perilaku perusahaan atau perilaku
individu-individu dalam perusahaan dan lainnya (Kriyantono, 2008, h. 9). Citra
perusahaan tidak hanya dibangun oleh public relations saja, namun semua
unsur perusahaan. Citra dimulai dari identitas korporat sebagai titik pertama
yang tercermin melalui nama perusahaan (logo) dan tampilan lainnya, seperti
laporan tahunan, brosur, kemasan produk, company profile, interior
kantor, seragam karyawan, newsletter, iklan, pemberitaan media, metari
tertulis maupun audiovisual (Kriyantono, 2008, h. 12).
Jadi yang harus dilakukan oleh PT
Hidup Sejahtera agar diliput oleh media yaitu menjalin komunikasi yang baik
dengan media. Hubungan dengan media tidak boleh hanya sekali dilakukan, namun
terus berjalan dengan baik. Antara perusahaan dan media juga harus memiliki
simbiosis mutualisme. Selain itu perusahaan perlu memiliki citra yang baik
dengan publik. Beberapa hal tersebut dilakukan untuk memenangkan hati media dan
membuat PT Hidup Sejahtera diliput oleh media.
DAFTAR PUSTAKA
Kriyantono, Rachmat. (2014). Teori-teori PR perspektif
barat & lokal: aplikasi penelitian dan praktik. Jakarta: Prenada Media
Group.
Kriyantono, Rachmat. (2008). PR writing: teknik produksi
media public relations dan publisitas koorporat. Jakarta: Prenada Media
Group.
0 komentar:
Posting Komentar